办公自动化原理及应用笔记第五章

  第五章公文管理信息系统

（一）公文管理自动化概述－公文的生成、办理、存储、检索、传递、归档等项工作环节的现代化管理，即以现代化工具和方式代替手工操作。

1、识记：（1）公文－公务文件或公务文书的简称，是指机关、部门、团体在处理公务活动的过程中，按特定体式形成与使用的、具有法定效用的文件，包括收文、发文、内部文件和其他文字材料

（2）公文工作-各级、各类国家机构或社会组织的工作人员所从事的，自公文形成直至办理完毕的全部活动过程。包括公文的撰制、传递、处理等，直至最后向档案部门移交。

（3）公文手工管理流程－发文管理、收文办理、办毕公文处理

发文办理－发文单位对公文的撰写、处置和管理的工作过程。

包括：立意、撰写、会签、审核、修改、签发、注发、缮印、校对、盖印、分装、发送、催办、查办

收文办理－公文接收后，在受文单位内部就文件运转办理所构成的一系列工作环节。

包括：签收、登记、分发、摘编、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、查办

办比公文处理－对办毕的公文处理的过程。包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档

（4）公文管理自动化发展－人工管理、启蒙与准备、公文管理现代化初级阶段、公文管理现代化成熟阶段

2、领会：（1）手工管理公文存在的问题－①掌握信息不完全、不及时②控制办文手段的不足③公文统计难度大④不必要的重复劳动⑤办文效率低

（2）公文管理自动化的背景与动力

科技因素（计算机、网络、文字处理技术、多媒体技术、管理科学、软件科学）、人员因素、价格因素

（3）公文管理信息系统的实现方式（单机方式和网络方式）

单机方式－公文的传递、办理、直至归档仍采用传统人工方式，只是对公文的形成特征和内容特征采用计算机进行管理

网络方式－公文直接在计算机上生成，收、发文通过计算机网络进行传递，在计算机服务器与各计算机终端上对文件的整个办理过程进行科学的管理。

（二）公文管理数据库设计

1、识记：数据库管理系统的选择－任务：根据系统功能的需要，决定数据库的组织形式和存储方式

数据库系统应具有性质：①支持SQL语言的关系型数据库②支持多媒体数据格式及全文存储③支持网络环境④丰富完整的辅助开发工具⑤良好的兼容性⑥快速的运行速度

2、应用：（1）公文管理数据库的结构设计

①确定文件名；②设计数据库文件结构；③确定数据库间的关联字段

数据库文件－库文件，数据库中的基本数据以文件的形式存储在磁盘中

包括：主文件、索引文件、暂存文件、后备文件、参考文件

设计库文件结构－字段名、字段类型、字段宽度、小数位数四个结构参数

字符型C，数值型N，浮点型F，逻辑型L，1，日期型D，8，备注型M，10，通用型G，10

（2）公文管理数据库的建立－①数据库结构的建立（命令方式、菜单方式）②向数据库输入数据

（3）收文数据库文件结构；

收文号C 20收文日期C 10来文单位C 30文件号C 20

性质C 4类型C 8密级C 4紧急程度C 8

题名C 70正文份数N 3 0附件份数N 3 0页数N 4 0

文书处理号C 8分类号C 14承办者C 70主题词C 50

提要M 10全文G 10

（4）发文数据库文件结构

发文号C 20发文日期C 10文件号C 20主送C 70

抄报C 70抄送C 70标题C 70主办单位C 100

会办单位C 120拟稿C 20核稿C 20签发C 12

校对C 20类型C 4密级C 4文书处理号C 4

附件数N 3 0页数N 3 0份数N 3 0主题词C 50

分类号C 14提要M 10全文G 10

（三）公文管理信息系统的开发－由人、计算机软件、计算机及外设组成，能够科学、高效地对公文信息进行收集、传输、加工、保管、维护和利用的集成化系统

用户需求分析、系统总体设计、保密措施设计、输入输出设计、对话设计、网络通信设计、程序设计与系统调试、运行与维护

1、识记：（1）系统保密措施设计－软件加密措施、用户登录与口令

（2）输入输出设计－屏幕格式设计、输入方式、输出方式

（3）对话设计－屏幕菜单设计（文本方式－光条式、弹出式、下拉式；工具栏图标式）、Y/N问答式

（4）程序设计与系统调式；（5）运行与维护

2、领会：用户需求分析－目的是确定所建立的公文管理信息系统应该达到的各种指标以及系统运转后的具体效果和系统所要达到的目的。包括内容①开发目的②确定功能③运行环境的选择

公文管理信息系统的功能包括公文的处理功能、服务功能和维护功能

3、应用：（1）系统总体设计，系统主要功能确定：①系统登录②维护公文处理流程③收文办理④发文办理⑤公文处理⑥电子邮件⑦立卷归档⑧公文检索⑨公文统计⑩维护11借阅

（2）系统总体模块结构图P159