2002年“电子文件”听课笔记（6）

  151、信息系统有（事务处理系统、管理信息系统、决策支持系统和专家系统）

152、文件管理系统

是计算机操作系统提供的一项重要功能，由软件、被管理的文件以及为实施文件管理所需要的数据结构共同组成

153、简述操作系统中文件管理系统和电子文件管理系统的差异？

（1）管理对象不同

文件管理系统是信息的管理程序，它管理所有存储在计算机外存上的，以一定文件名组织在一起的数字信息。电子文件管理系统的对象则是在机构或个人活动的开展、执行和完成过程中产生或收到的，能够成为该项活动的证据的信息。

（2）性质不同

操作系统中的文件管理系统是系统程序，电子文件管理系统则是一种专门应用程序，它建立在操作系统等计算机资源之上。

154、简述档案计算机管理系统和电子文件管理系统的本质区别

（1）管理对象的性质不同

档案计算机辅助管理系统主要管理经过著录标引得到的二次文献和经过扫描得到的档案材料的数字文本。而电子文件管理系统的管理对象则是以数字代码形式存在的电子文件。

（2）管理阶段不同

档案计算机管理系统关注文件的半现行期和非现行期。而电子文件管理系统则侧重对于文件从产生到移交进馆之前的管理。

（3）主要功能不同

档案计算机辅助管理系统主要功能是实现档案数据的录入、存储和检索、利用，技术基础为数据库。而电子文件管理系统的主要功能是：及时登录文件的产生，监控文件流程，以元数据方式记录相关背景信息，自动或半自动地进行文件鉴定和处置，健全的日志管理，定期进行数据备份，必要时实施数据转载，具有数据灾难防护和恢复计划，有效提供检索利用，支持机构正常业务活动，能够出示机构活动的证据

155、简述电子文件管理系统的概念和特点

（1）电子文件管理系统

是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。

（2）电子文件管理系统的特点

A、具有行政有效性和法律证据性

B、由文件内容、背景信息和结构等构成

C、是执行业务活动的辅助系统

D、种类繁多

E、具有独特的技术思路。

156、电子文件管理系统

是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。

157、电子文件形成的特点？？记点可能为X

（1）分散性

首先表现在电子文件的内容、结构、背景信息存储和管理方式的分散上；还表现在同类型信息记录和管理方式的不同上。

（2）差异性

差异性首先体现在电子文件生成平台的差异上；还表现在不同部门和不同人员的文件管理风格上。

（3）随意性

（4）脆弱性

158、简述电子文件管理系统开发原则

（1）整体性

（2）全程性

电子文件管理系统必须对电子文件从产生到销毁的整个生命周期进行全程管理。首先表现在系统对文件流程各阶段的管理和监控上；还表现为对文件在整个生命周期过程中的处理活动的记录。

（3）安全性

兼容各种软件格式；提供有效的数据迁移功能；提供数据备份和数据恢复的技术支持；提供严格的用户角色定义、权限分配和口令审查；在文件阅读上，对不同用户提供不同的的使用权限；提供和Internet的防火墙功能；提供必要的防杀病毒和病毒实时检测的功能。

（4）相关性

文件之间的相关性联系表现在如下方面：？也是一道J

A、业务处理过程中文件之间的有机联系

B、信息内容之间的逻辑联系

C、文件、数据之间彼此参考的关系

D、文件或数据之间彼此替代的关系。

（5）综合性

图书、情报和文件档案的综合利用成为机构信息化进程的重要环节。电子文件管理系统应该成为机构各种信息资源综合利用的中心，成为机构信息处理的门户。

（6）自动化

（7）后续性

电子文件管理系统的成功设计和实施将取决于前期系统分析和调研的质量。

159、（元数据技术）是收集、管理信息的最好方法之一。

160、简述电子文件管理系统实现方式？

方式大致有以下几种：

（1）嵌入式

以机构内部各个信息系统为母体，将电子文件管理功能需求和所使用的技术措施嵌入其中

（2）联合式

嵌入式适合小机构，而大机构必须使用联合式。

（3）独立式

161、简述影响电子文件管理系统开发成败的因素

（1）系统开发的理论和实践基础是否完善

在理论上可以从如下方面进行研究：

A.以中国政治和法律制度为基础，探讨电子文件的社会属性

B.建立对电子文件管理的充分认识

C.制定相关标准和规范

（2）系统目标是否明确

电子文件管理系统的预期目标一般包括：？也是一道J

A.保证电子文件的行政有效性和法律证据性

B.保证电子文件运转流程高速，最大程度地支持机构的职能活动

C.保证电子文件对机构所从事的职能活动的完整、真实、可靠的记录，并保证这些记录的长期可读性

D.保证机构内外在线文件检索和利用的效率

E.保证系统中所存储的信息的安全可靠性

F.保证系统的电子文件中所涉及的个人隐私受到保护

G.保证系统的各个环节均不与现有的国家和我国承认和遵守的国际法中有关文件管理、信息等方面的法律规定相抵触

H.遵守我国有关电子文件管理的规定和标准

（3）项目规划质量的高低

（4）是否完整清晰地收集了系统用户的功能需求

（5）对系统可能引起的变化是否有足够的预见和应对措施

（6）对效益原则的认可和执行程度

162、机构宏观环境的调查包括哪几方面

（1）调查目的

（2）收集资料

（3）设计调查问题

（4）整理调查结果

163、机构职能活动的调查包括哪几方面

（1）调查过程

A.收集资料

B.明确机构职能、工作和环节

C.明确文件生成节点

（2）整理调查结果

A.绘制机构职能结构图

B.绘制业务流程图

164、第三节？电子文件管理系统的调查分析？需要了解？P156——161页

165、电子文件管理功能需求调查的目的主要集中在两个方面：（文件需求）和（质量需求）

166、文件需求调查包括哪几方面内容？

（1）收集资料

可能对机构保留什么证据造成影响的因素有三个：（法律要求）、（业务要求）、（社会要求）。

（2）分析资料

（3）整理调查成果

167、质量需求调查包括哪几方面的内容？

（1）宏观要求

（2）细节要求

168第五节中？一、现有信息系统的评价？要了解？P168——170页

169、简述认识方法体系

包括：政策类、系统类、实施类、标准类

170、简述确定方法体系

政策、系统、实施、标准四类方法各有不同的使用价值

（1）政策类方法

它能够随着机构职能和技术环境等的变化而得到相应调整，要保证政策的权威性和连贯性。

（2）系统类方法

优点有：A保证文件管理的需求必须被满足；B用户不必意识到文件管理的功能需求

（3）实施类方法

（4）标准类方法

标准的采用有利于减少系统软件和硬件依赖性，增加系统之间的互操作性。

171、简述电子文件管理系统的设计的工作内容包括哪些？

（1）辅助编程

（2）制定政策、标准

（3）划分权责

（4）设计工作流程

（5）拟订系统测试计划

（6）拟订系统使用指南

172、电子文件管理系统的实施包括哪些？

系统更换、变更管理、培训、通报实施情况

173、电子文件管理系统的评价包括哪些？

对系统功能的评价方法、问卷实例、问卷评估及总结

174、数据库电子文件

把在机构各个信息系统中承担文件功能的数据库数据对象，或者包括机构数据库数据的文件。

175、数据管理的发展历程经历了三个阶段：（人工管理阶段）、（文件管理阶段）、（数据库管理阶段。）

176、一般的数据模型有（层次模型）、（网状模型）和（关系模型）

177、数据库系统的三级模式由（外模式）、（模式）和（内模式）组成

178、第二节？关系数据库中的操作对象及操作机制？要了解？P185——190页

179、数据库电子文件的管理工具有哪些

数据字典、日志管理、安全机制、完整性机制

180、简述数据库电子文件管理策略

（1）有效融合数据库管理系统和相关应用系统的管理机制和能力

（2）划分保管期限

（3）鉴别文件构成

（4）实现自动鉴定

（5）规范数据库设计

（6）保证办公效率

（7）支持恢复功能

（8）实现综合管理

（9）确保逐步调整

181、电子邮件

指借助于电子计算机生成、处理，通过电子邮件系统经由网络传递的电子信息。

182、电子邮件的应用特性？多X

便捷性、经济性、可靠性、广泛性

183、电子邮件的种类

（1）根据邮件生成领域划分

从邮件生成领域来看，电子邮件有（公务邮件）和（私人邮件）之分

（2）根据邮件内容划分

从邮件内容来看，以公务活动中使用的电子邮件为例，可将其划分为（业务性邮件）和（事务性邮件）两种

（3）根据编码形式划分

从编码形式的角度来看，电子邮件可划分为：（文本邮件）、（图形邮件）、（图像邮件）、（声音邮件）、（影像邮件）、（多媒体邮件）等

184、简述电子邮件的功能

（1）电子邮件是承载信息的电子媒介

（2）电子邮件是传递信息的数字化手段

185、电子邮件在公务活动中的应用范畴有哪些？

（1）快速传递电子文件和其他公务信息

（2）高效处理电子文件和其他公务信息

186、电子邮件系统满足电子文件和其他公务信息的不同的处理需求包括哪些？（X）

（1）起草编辑文件

（2）发送文件

（3）收文显示

（4）读取、检索文件信息

（5）回复、转发文件信息

（6）退文说明

（7）对文件实施有效管理

187、电子邮件的应用层协议包括哪些？

（1）FTP？文件传输协议

（2）SMTP？简单邮件传输协议

（3）HTTP？超文本传输协议

（4）POP3？邮局协议版本3

188、电子邮件的结构主要包括（页眉、信体、附件）三个部分

189、电子公务邮件的性质和特点？J？2001年在性质上考过J

电子公务邮件的性质是：

（1）从信息内容的角度来看，电子公务邮件具有行政有效性

（2）从工作方式来看，电子公务邮件具有传递性

（3）从技术途径及工作状态来看，电子公务邮件具有流动性

电子公务邮件的特点是：

（1）集机构活动的工具与证据为一身

（2）正式文件与非正式文件共存

（3）公务文件与私人文件交织