2002年“电子文件”听课笔记（3）

  71、标引

分析电子文件的内容并赋予其规范化检索标识的过程。

72、按照使用的标引语言，标引可以分为自由标引和受控标引，自由标引是指直接使用未经规范的自然语言进行的标引，如关键词标引。受控标引是指使用统一的规范化语言进行的标引。

73、自动标引

是指利用计算机技术自动完成对文件题名、提要，直至全文的处理，抽取关键词并规范成主题词或分类号的过程。

74、从标引的深度来分，有全文主题标引和题名主题标引；从选用的标引词来分，有主题词标引和关键词标引。

75、全文自动标引的方法主要有单词标引、短语标引及语义标引三种类型。

76、题名关键词自动标引是我国档案部门主要采用的自动标引方法。方法主要有词典匹配法和分词抽词标引法。

77、元数据

是数据的数据。由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容等方面的具体数据。

78、简述元数据与著录信息的联系与区别

（1）就内容而言，系统自动记录的元数据中某些可以直接转化为著录信息，某些著录信息无法从元数据中提取

（2）就作用而言，元数据的作用要广泛得多，著录的作用包括登记、介绍、报道、交流和检索，而元数据的作用除了便于检索之外，还包括保护电子文件的长期真实性，保证其凭证性、长期可读性

（3）就生成方式而言，元数据是文件管理系统在文件形成与管理过程中自动形成，而著录信息的生成则是借助于自动著录和人工著录相结合的方式。

79、简述电子文件Web检索的特点

（1）借助超级链接表示多种检索途径

Web提供多种链接方式，包括来源方面的、时间方面的、主题方面的等，为用户提供多条检索途径。

（2）检索界面统一、友好

Web浏览器为用户提供了图形检索界面。此外，完善的导航将引导用户自由浏览文件、档案信息，改变过去呆板、僵化的表格式检索提问

（3）检索系统相对持久稳定

（4）集成多种检索技术

Web技术有多种，集成化是其发展的趋势，如数据库技术与超文本技术的集成。

（5）传播文件、档案管理知识

通过检索途径的预先设计，体现了档案管理者的专业知识，使用户在不知不沉中接受了文件、档案管理知识的熏陶。

80、电子文件Web检索的步骤

（1）建立网站

（2）加工检索信息，组织检索数据库

（3）实现文件信息的共享

81、电子文件网络检索系统评价指标：数据覆盖率、链接系统数、各类型数据比率、查全率和查准率、响应时间、可存取性、费用

82、简述电子文件利用特点中共享性主要表现在哪三个方面？

（1）首先，同一文件可以在多台计算机上共享，打破 文件份数 对利用者人数的限制

（2）其次，通过远程访问技术，打破了 地点 的限制。

（3）对于上网的公共文件信息，可以在任何时间内查询，打破了 利用时间 的限制。

83、电子文件利用的特点

共享性、复用性（由数字信息利用的无损性，使得电子文件的复用性远远优越于其他载体形式的文件）、交互性、多样性（一次文献——原件的利用；二次文献——目录；三次文献——编研产品的利用）、开放性

84、简述电子文件利用的原则

（1）广泛原则

电子文件信息是人类的文化财富，促进电子文件信息价值的最大化

（2）便利原则

（3）安全原则

电子文件信息具有易更改性和对软硬件平台的依赖性等特点，应保护电子文件的安全

安全原则包括两个方面的具体内容：一是保护文件的完整性和真实性；二是保护机密电子文件信息不受侵害

（4）经济原则

电子文件的利用比传统文件的成本更高，尤其是网络化利用，文件和档案管理人员应树立成本效益观念。减少不必要的资源消耗。

85、电子文件利用的障碍及对策（了解）

社会环境方面的障碍、信息技术方面的障碍、文件、档案工作自身的障碍、法律、法规方面的障碍、体制方面的障碍、政策方面的障碍、标准方面的障碍、观念方面的障碍

86、简述电子文件利用的规定在哪些方面做出明文规定

第一，公民的利用权；第二，公民的隐私权；第三，国家权益的保护；第四，知识产权的保护；第五，电子文件行政有效性和法律证据性的确立；第六，非公共的文件、档案信息资源的开发利用。

87、电子文件的开发利用可分为开发（加工）和提供利用两个方面的基本内容，开发工作是利用服务的基础和前提条件，利用服务是开发的后续性工作，体现着开发工作的成果。

88、文件开发利用工作的基本任务就是解决文件形成无序和利用有序的矛盾。

89、按照电子文件信息加工部门和服务部门的不同，可将电子文件信息资源开发方式划分为几种？

（1）自行开发，面向最终用户直接提供服务

具体的服务项目包括建设检索系统，提供各种检索服务；提供电子文件拷贝；出售信息加工产品；提供咨询服务等。

（2）自行加工信息产品，提供给中间服务商

（3）与其他部门合作开发电子文件信息资源

90、电子文件的编研

根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。

91、计算机技术的利用给工作带来哪些不同

（1）编研时间大为缩短

（2）编研成品内容更为丰富

其丰富表现为：

第一，多媒体技术如数字、图像、声音等中的信息数字化，利用多媒体编辑程序，加工成多种形式的编研成品，提高了利用者的接受程度。

第二，内容与载体可以分离，增加了多种信息资源互相结合的可能性，使编研成品具有多种编排体例，满足不同用户的利用要求。

（3）编研成品的形式更为多样化

（4）编研成品的传播更为方便快捷

（5）编研工作者的组成更为复杂

（6）更应该注意知识产权的保护

92、电子文件的利用类型有：（1）有偿服务和无偿服务；（2）网络在线服务和离线服务；（3）主动服务和被动服务；（4）普及性服务和专题性服务

93、电子文件的利用常见的服务方式有：就地阅览、出借、复制供应、咨询、网站服务、局域网服务

94、就地阅览

指开辟阅览室，供利用者直接查阅利用电子文件。

95、出借

是指按照一定的制度将有关文件借给用户的服务方式。

96、复制供应

是指以电子文件及其信息加工产品的各种载体形式的复制件向用户提供利用的一种方式。

97、咨询

是指档案人员以电子文件信息为依据，以口头或书面形式，为用户解答有关电子文件及其管理状况一种服务方式。

98、网站服务

即档案部门在互联网上建立网站，提供多种信息服务，包括网络检索、网上展览、法律法规标准公布、专题讨论、其他档案网站资源、馆藏编研成品出版信息发布等。

99、局域网服务

是指档案部门通过局域网（通常是机构内部网）提供电子文件及其加工信息的服务方式。局域网服务和网站服务两者最大的区别在于文件信息的控制方式。

100、电子文件保管的技术主要表现在哪里？

（1）保管和日常维护的技术难度增加

（2）电子文件管理成本增加

（3）结构的复杂性影响文件的真实性、完整性、系统性

（4）电子文件的共享性给信息保管带来不安全因素

（5）电子文件原始性确认难度较大