自考“企业档案管理”笔记（10）

简：为什么说在一般情况下，企业档案的分类层次不宜过多？

答：从总体上看，企业档案的分类层次不宜过多。

1、 分类层次太多，会在一定程度上割裂企业有关档案材料之间的内在联系，影响档案的完整成套。

2、 导致类目汇集文献的能力降低，出现类多卷少甚至一类一卷、一类一文的情况。

3、 给企业档案的分类排架造成困难，增加库房管理的工作量。

4、 增加企业档案档号编制的复杂性，不便于记忆和查找。

论：企业档案一级类目的设置？

一级类目是分类的第一个层次——企业档案的基本大类。《工业企业档案分类试行规则》规定，工业企业档案的分类设置十个一级类目：

1、 党群工作类；

2、 行政管理类；

3、 经营管理类；

4、 生产技术管理类；

5、 产品类；

6、 科学技术研究类；

7、 基本建设类；

8、 设备仪器类；

9、 会计档案类；

10、 干部职工档案类。

十大类的设置不是绝对的，可以根据实际情况进行调整，如：

（1） 增加一级类目：适于特大型的企业或生产程序特殊的工业企业；

（2） 减少或合并一级类目：适于规模较小的企业；

（3） 对一级类目既增加又合并：适于非生产性的企业如商业、金融等类。

选：规模特小的企业，党组织部分的二级类目可以全部合并，只设党务工作一类。

选：企业经营管理档案的7个二级类目：

1、 经营决策；

2、 计划工作；

3、 统计工作；

4、 财务管理；

5、 物资管理；

6、 产品销售；

7、 企业管理。

选：企业生产技术管理档案的10个基本的二级类目：

1、 生产调度；

2、 质量管理；

3、 劳动管理；

4、 能源管理；

5、 安全管理。

6、 科技管理；

7、 环境保护；

8、 计量工作；

9、 标准化工作；

10、 档案和信息管理。

选：企业会计档案的4个二级类目：

大型企业可在二级类目下设三级类目：

1、 会计凭证——原始、记帐、汇总等凭证；

2、 会计帐簿——日记、明细、总帐；辅助账簿等；

3、 会计报表——月（季度）、年度报表；财务快报等。

4、 其他等。

选：企业干部职工档案的4个基本二级类目：

1、 干部档案；

2、 工人档案；

3、 离退休职工档案；

4、 死亡职工档案。

第三节  企业档案编号

企业档案分类类目的标识：对企业档案分类体系中的各个类目给定类目代号。标识的结果形成企业档案类号或分类号。

选：确定类号的工作一般是在编制分类方案时，与各级类目的确定同时完成的。

简：企业档案分类类目标识的4个作用：

1、 体现企业档案的分类层次；

2、 反映企业档案分类体系中各级类目的内容；

3、 固定各个类目在分类层次中的位置和排列顺序；

4、 标明企业档案在分类目录中的位置。

选：在同一个企业的范围内，有关档案的档号结构应当基本一致。

简：档号的编制规则：

档号作为特定的人工语言，在编制时应遵循一定的规则，符合一定的要求：

1、 唯一性：档号结构中的每一部分标识符号都有特定含义，指代单一，不能重复。

2、 合理性：档号结构应与分类体系相联系，主要成分同分类体系相对应。

3、 稳定性。

4、 扩充性。

5、 简明性：简短明了，便于记忆。

简：企业档案文件号的结构：

1、 全宗号—案卷目录号— 案卷号—件、页号。

2、 全宗号—类别号— ——案卷号—件、页号。

3、 类别号—项目号— —— 案卷号—件、页号。

根据企业档案的具体情况，综合上述结构的优点，企业档号结构可概括为：

全宗号—类号（分类号）—案卷号—件、页号。

第四节  库藏整序

选：常见的企业排架方法有2类：

1、 分类排架法；

2、 流水排架法。

分类排架法：在企业档案分类工作的基础上，严格按照分类体系排列企业档案案卷的方法。

名：流水排架法分大流水排架法和分类流水排架法2种。

大流水排架法：完全依照企业档案接收进库的先后顺序排列企业档案案卷的方法。

选：考虑到载体形式和保管要求不同，企业特殊载体档案应分库保管。

选：底图的保管存放方法主要有2种：平放和卷放。

选：蓝图通常实行折叠保管。有2种存放形式：装订式、散装式。