企业档案管理听课笔记（4）

  第三章企业文件的形成与归档

名或简：企业文件：在企业生产建设、经营管理等各项活动中，按一定的程序和要求形成的原始记录。企业文件也是一个综合性的概念，它是企业一切科技、生产和管理实践活动形成的各种形式的原始记录，不是某一类企业文件的专指称谓。

选：企业文件管理工作包括企业文件的形成、积累、整理、归档等4方面的内容。

第一节企业文件的形成

简：企业创立时期文件的形成

企业的创立，就是通过法定的程序，组成一个具有独立主体地位的经济实体，并在该实体内部根据特定的需要，设置一整套组织管理系统，使其按既定的目标运行；一般而言，企业的设立主要包括筹备和申请登记两个阶段。

在企业创立时期主要形成的文件有：

1、创办机会的选择及其可行性研究过程中形成的文件。

2、企业章程及有关部门的批准文件。

3、企业基本建设活动中形成的文件。

4、注册申请报告、企业资信证明、营业执照。

5、人事材料。

6、财务和会计文件，主要是企业资金筹措过程和结果的记录文件，如借贷合同、募股申请文件、股东出资证明书、资产评估报告、财务审计报告、验资报告等。

7、企业成立文件。

8、商标注册文件。

9、其他一些原始材料。

简：企业调整阶段形成的文件

1.企业合并、分立时期形成的文件

合并是指两个或两个以上的企业，依照法律规定、行政命令或合同的约定，经过一定的法律程序，变为一个企业法人的行为。

一般的合并程序及其产生的文件包括：

1）调查论证

2）报批审查

3）清产核资

4）通知及公告

5）法律公证

6）工商变更登记

企业分立是指一个企业法人依据法律规定或企业自行决策，经过一定的法律程序，分解为两上或两个以上的企业法人的行为。

2、企业整顿时期形成的文件

整顿是指企业因经营管理不善造成亏损，不能清偿到期债务时，为维持社会经济秩序，恢复企业生计，调整企业债务，改善企业经营管理的秩序，恢复正常的企业行为而采取的具体措施。

整顿中形成的文件有：

1）申请整顿

2）整顿方案

3）形成审议书

4）法院的裁定材料

5）整顿方案的实施文件

6）终止整顿程序的文件

简：企业破产文件的形成？

破产是指企业债务人不能清偿到期债务时，为保护多数债权人的利益，处理债务人而进行的一种诉讼程序。

破产过程中形成的文件有：

1、向债务人所在地法院提出破产申请

2、债权人向法院申报债权期满后，陆续召开若干次债权人会议。会议主要负责审查有关的债权记录和证明材料；这一阶段形成的主要文件有：债权记录和证明材料、和解协议（未申请整顿的企业不产生该文件）、破产财产处理与分配方案、历次债权人会议文件等。

3、法院宣告破产的发布公告

4、法院指定组成清算组，进行破产清算

5、企业破产分配方案及其形成的一系列原始记录。

第二节企业文件形成工作的管理

简：企业文件形成的特点？

1、与企业各项活动同步进行。如针对科技文件的形成与企业科技、生产活动同步进行的特点，实行“4同步”的管理措施。

2、来源分散，种类、类型呈多样化趋势发展

3、不同种类的企业文件形成规律不同

4、标准化程度日益提高

简：4同步：

企业下达科技、生产计划与提出科技文件的形成、积累、整理、归档要求同步，检查科技、生产活动计划与检查文件的形成、积累情况同步，鉴定、验收科技、生产成果与鉴定、验收文件是否完整、准确、系统，是否符合归档要求同步；上级登记科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。

选：企业档案部门对企业文件形成工作进行协助、指导和监督的对象主要有3个：

1、企业文件标准执行情况；

2、企业文件形成与积累过程

3、企业科技文件的编号、更改、复制与发放。

选：同企业文件形成直接相关的标准有4个：

1、制图标准

2、关于机械产品文件的若干标准

3、公文行文标准

4、关于特殊载体材料的标准

选：对编制文件过程中执行标准情况进行审查和管理，这是企业标准管理部门的职责：

选：对企业文件形成、积累过程的协助、指导与监督，是企业企业档案部门的职责。

简：对企业文件形成、积累过程的协助、指导与监督

1、以企业各项工作程序和有关规章、制度为依据，监督、指导企业文件的形成、积累工作。

2、根据企业生产经营活动的性质和具体任务，协助、指导企业文件的形成、积累工作。

3、根据企业不同种类文件的形成特点，监督、指导企业文件的形成、积累工作。

4、抓住薄弱环节和难于形成的文件，协助做好企业文件形成、积累工作。

5、实行“3纳入”，将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度。

6、恰当运用经济手段，加强对企业文件形成和积累的监督和指导。

“三纳入”：把企业文件的收集和归档纳入企业各项管理程序，纳入企业各项活动的工作计划，纳入有关部门职责范围和有关人员的岗位责任制“

第三节企业文件立卷

企业文件立卷：将企业文件系统整理，组成案卷并对案卷内文件进行排序的过程，实质上是一项把零散、无序的文件进行有序化组织的工作。

简：企业文件立卷的要求：

案卷是一组具有有机联系、价值与密级相同的企业文件的最小集合体。组织企业文件案卷的要求：

1、企业文件的案卷必须方便保管和利用；

2、案卷必须符合一定的质量要求：

1）必须是一组具有有机联系的企业文件；

2）卷内文件数量适度；

3）卷内文件的保存价值与密级应基本一致；

4）案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。

3、必须按照企业各种文件不同的形成规律，分别利用科学合理的立卷方法，及时组强案卷。

选：案卷的本质特征是有机联系。

简：确定经营管理文件的案卷单元的方法？

1、按问题确定案卷单元。就是把反映同一问题或同一件事物的相关文件组成案卷，通常采用一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法。

2、按作者确定案卷单元。就是将同一作者形成的文件组成案卷。

3、按时间确定案卷单元。就是将同一时间范围内形成的或内容针对同一时间的文件组成案卷。这种方法，适用于时间性强的文件，如计划、总结、统计材料等。

4、按名称确定案卷单元。就是把文件种类名称相同的文件组成案卷。这种方法，多应用于一些综合性文件，如综合性工作计划、总结报告、工作简报、会议记录等。

5、按地区确定案卷单元。就是把内容涉及同一地区的文件集中组卷。

确定科技文件案卷单元时应注意3点：

1、当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时，相互之间的文件，特别是图样，会有重复的现象。

2、当产品、设备（非标准）和工程设计采用标准图、通用图和借用图时，不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷，只需在文件目录中注明这些图纸的名称、图号即可。

3、当产品、设备革新、改造，工程、设备使用、维修、改扩建时，新形成的文件应单独立卷，不必将原来相应的案卷拆重组，既减少劳动量，也能反映企业生产、技术发展的历史过程。

简：确定会计文件案卷单元的方法？

1、会计凭证，一般由经办会计将当月凭证按形成时间先后分别装订成册，案卷的厚度不超过3cm；

2、会计账本，基本上是一账一卷；

3、会计报表，年报、季报、月报分别组卷。

选：对于卷内文件，不需重新编页号的是成套图样、计算书

选：不属于卷内文件目录应当包括的内容有：密级、保管期限

选：备考表的主要内容包括：

立卷人；

检查人；

立卷时间；

案卷情况说明。

选：案卷题名是封面的核心内容，处于封面的中心突出位置。

简：什么是案卷？

案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的企业文件的最小集合体；按照国家有关规定的要求，组织企业文件的案卷是企业各职能部门的本职工作，企业档案工作者对这项工作负有协助、指导和监督的职责。

简：案卷必须符合一定的质量要求？

答：（1）案卷必须是一组具有有机联系的企业文件，而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合。

（2）案卷内企业文件的数量要适度。

（3）案卷内企业文件的保存价值和密级应基本一致。

（4）案卷外形应烽求规范、整齐、美观、实用。

简：确定科技文件案卷单元的方法？

1、按结构组卷。这种方法主要适用于机械产品和设备科技文件，特别是图样部分。

2、按子项组卷。这种方法，主要适用于基本建设工作文件。

3、按工序或阶段确定案卷单元。就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。

4、按专业组卷。就是按文件内容所反映的专业性质进行组卷。

确定科技文件案卷单元时，应处理好以下几个问题：

（1）当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时，相互之间的文件，应以基型产品为基础，保证其齐全成套；其他产品的文件，一般只保存本身专用的部分。

（2）当产品、设备（非标准）和工程设计采用标准图、通用图和借用图时，不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷。

（3）当产品、设备革新、改造，工程、设备使用、维修、改扩建时，新形成的文件应单独立卷。

简：案卷编目的涵义和内容

划分案卷的范围并予以排序之后，须以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷内文件的内容和成份。主要的内容有：编页号，编制卷内目录，填写备考表，填写案卷封面和脊背标签等，最终组成案卷。

1、编页号：若一卷文件形成时已编有页号，不必另行编制，如成套图样、计算书等。

2、编制卷内文件目录：项目有：每份文件的排列序号、题名、编号、责任者、编制日期、所在页号和备注等。

3、备考表：主要内容：案卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

4、案卷封面和脊背标签，最终组成案卷：案卷题名是封面的核心内容。

第四节企来文件归档制度

选：归档是企业文件形成部门的职责，收集是企业档案部门的职责。

简：制定企业文件归档制度的要求？

答：1）符合国家有关法律法规的规定，同时具有一定的灵活性；

2）符合企业生产经营活动及其形成文件的实际；

3）与企业各项管理制度相衔接；

4）制度的条文必须明确、可操作性强。

选：企业文件的归档制度包括5项内容：

1、归档范围；

2、归档时间；

3、归档份数；

4、归档要求；

5、归档手续。

简：确定企业文件归档范围的基本方法？

答：1、研究和分析企业生产经营的范围和性质，从而掌握企业所形成文件的种类和成分，确定归档范围中应该包括哪些方面的文件；

2、掌握企业基本职能活动的内容和范围，把在这些活动中形成的文件作为归档范围的主体。

3、针对不同种类企业文件的形成特点和利用价值，分门别类地确定不同文件的归档范围。

4、站在历史的高度，确定企业文件的归档范围。

论：归档时间？（多选）

答：归档时间，是指应当归档的企业文件向档案部门移交的时间。正确规定归档时间，对维护企业文件的完整与安全，确保有关职能部门和档案部门的日常工作秩序，都有实际意义。

1、管理文件：一般在形成和第二年上半年内向档案部门移交归档。

2、科技文件：根据形成的具体情况可按：

1）按项目结束时间归档；

2）按工作阶段归档；

3）按子项结束时间归档

4）按年度归档；

5）随时归档。

3、会计文件：在会计年度终了后，暂由企业财务会计部门保管一年，期满后移交给档案部门保管。

4、人事文件：一般应在办理完毕后的10天或半个月内向档案部门归档。

简：归档要求：

1、归档工作由企业各职能部门承担，企业档案部门要对归档工作进行协助、指导和监督。

2、归档文件要选用优质的制成材料。

3、归档文件须经系统整理。

4、对科技文件的归档，实行科技文件归档审批表制度。

第五节企业档案部门的接收归档及相关问题

简：企业档案的收集渠道：

1、本企业业务职能部门移交文件归档；

2、外单位转让或移交；

3、企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让；

4、面向社会收集、征集相关材料。

选：目前，企业文件进馆工作有2方面内容：

1、企业文件现行期满，经系统整理后移交给企业档案馆；

2、企业档案馆（室）依法向国家有关档案馆移交有关档案。

简：企业档案进馆工作的要求：

1、以国家现有的政策、法律、法规为准绳，谋求企业档案信息资源整体效益的最佳化。

2、采取多种措施，实现对企业档案信息资源的控制。

3、明确进馆范围、进馆档案的质量要求和进馆手续，保证企业档案顺利进馆。

论：企业向国家有关档案馆移交档案的范围？

答：1、在大中城市规划区内进行建设的企业，按《城市建设档案归属与流向暂行规定》向城建档案馆移交有关档案。

2、处于资产和产权变动中的企业，按照或参考1998年3月5日国家档案局颁发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，向有关的档案馆移交。

移交的档案包括两个方面：

（1）企业资产与产权变动档案，主要包括党群档案、行政管理档案、生产技术管理档案和经营管理档案，这部分档案可移交给专业部门的档案馆，或寄存所在地的综合性档案馆；

（2）企业资产与产权变动过程中形成的档案，包括向有关机关或单位的申请、请示及其批准、批复文件，终止财务决算报告及编制说明、财务清理报告、财产处置结果报告，以及协议书、合同等，这部分档案可向专业部门的档案馆（或上级主管单位其他形式的档案部门）移交，也可向本单位档案馆移交。

简：企业集团档案馆的进馆范围

答：1、集团总部形成的文件。

2、核心企业形成的文件。以上两部分是企业档案馆最主要的来源。

3、其他成员企业形成的重要档案。

4、从外单位、个人等处收集来的对集团有重要参考价值的资料。

简：企业资产产权变动过程中档案的归属与流向

1、随实物走：适用于记载和反映有实体形态的科技对象的、并具一定的经济价值的档案，如设备仪器、基建档案。

2、收进（寄存）所在地的国家档案馆。适用于经济价值不大但具有重要历史查考价值的档案，特别是在地区范围内有代表意义的企业的档案。包括其党政群工作档案、行政管理档案等。

3、收进专业主管部门。适用于一些对本部门有查考价值的档案，如生产技术管理、经营管理、会计档案等。

4、其他走向。如：破产企业的人事档案可转交劳动局或人才交流中心；未有买主的设备、产品、建筑的档案材料可存放在产权交易中心等。