档案管理专业“科技档案”听课笔记（4）

  四、论述题：

1试述科技档案现实性强的特点？

（1）科技档案的现实性特点，是指它具有较强的现实使用性。其他文件归档后，基本上完成了现行功能；科技档案则不同，归档后的大多数科技档案，不仅没有退出现行使用过程，相反，正是它们发挥现行效用的活跃时期，而且将在较长的时期内发挥现行效用。

（2）这一特点，客观地对科技档案的科学管理提出了某些特殊要求。如：科技档案必须同它所记述和反映的科技对象保持一致，必须建立和健全更改、补充制度等。

2试述科技档案的成套性特点及其对科技档案管理的制约作用？（考过两次）

（1）科技档案的成套性特点，是由科技、生产活动的特点决定的。围绕着一个独立项目的进行，形成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体。这就是科技档案的成套性特点。

（2）成套性特点，它集中体现在科技档案的形成和内容构成两个方面。

（3）这一特点对于科技档案的科学管理起着重要的制约作用，它要求科技档案必须完整，科技档案分类整理也必须以它为依据，科技档案的各项有关管理工作都需要考虑这一特点。

3试论科技档案的依据凭证功能？

（1）科技档案具有重要的依据作用。要节约人、财、物，保证科技、生产活动高效率地进行，必须有完整、准确的科技档案为依据。例如：

1）科技档案是产品定型、产品再生产或停产产品恢复生产的依据；

2）科技档案是维护、使用、检修工程对象的依据；

3）科技档案是设备使用、维护和管理的依据；科技档案是在特殊条件下进行科学决断的依据。

（2）科技档案具有客观的凭证作用。是科技、生产活动中的直接记录，它是随着科技、生产活动的进程有规律地形成的，而不是主观随意编写的，因此，它具有客观的凭证作用。科技档案对有关争执的解决经常发挥凭证作用。

4试述科技档案集中统一管理的特点与优越性？

（1）特点：

1）科技档案要按专业实行集中统一管理；

2）科技档案工作应纳入本单位的科技、生产指挥系统；

3）科技档案的集中统一管理，更加强调统一的科技档案法规的作用。

（2）优越性：

1）有益于保护科技档案，保守科技机密；

2）有利于形成科技资源储备中心和交流中心。

3）有助于加强科技档案工作，促进科技档案工作的现代化。

5试述科技档案事业为什么要按专业实行统一管理？

（1）科技档案专业性和现实性很强，同科技、生产活动关系密切。各专业系统根据本专业科技档案的特点，实行统一管理，才能收到更好的管理效果。

（2）科技档案工作是科技管理工作的基础，也是科技管理工作的一个重要组成部分。必须要按专业统筹规划科技档案的管理工作。

（3）科技档案按专业实行统一管理，是科技档案工作基本原则的具体实施。为科技专业档案馆的建设与发展物质保障。

6试述科技专业档案馆的类型、性质、任务？

①类型：

1）中央级科技专业档案馆；

2）区域性科技专业档案馆；

3）城市建设档案馆；

4）企业档案馆。

②性质：科技专业档案馆具有科技文化事业单位的属性。

③任务：

1）收集本专业馆藏范围的重要的科技档案。

2）运用现代手段，对科技档案进行科学管理。

3）积极开展科技档案利用与咨询工作。

4）编辑出版有关科技档案编研成果。

5）组织建设本专业或行业的科技档案目录中心。

6）对移交单位准备进馆的科技档案的管理进行指导与检查。

7）搜集、储存和加工本专业其他有关文献资料。

7试述科技档案部门检查、协助科技文件形成、积累的方法和措施？★

（1）以科技、生产程序和有关标准、规范为依据，检查、协助科技文件的形成和积累。

（2）根据产品开发的类型和建筑工程的性质，检查、协助科技文件的形成和积累。

（3）抓住薄弱环节和难于形成的科技文件，做好对科技文件形成、积累的管理工作。

（4）实行“三纳入”，使科技文件的形成和积累制度化。“三纳入”指把科技文件的形成和积累纳入科技工作程序、纳入工作计划，纳入有关部门和人员的职责范围。

（5）运用经济原则，加强对科技文件形成、积累的监督管理。

（6）建立责任保证体系和监督管理网络，保证科技文件的形成和积累。

8试述如何根据全新产品开发研制工作的性质监查指导及其科技文件的形成和积累？

试述如何监督指导全新产品开发研制活动中科技文件的形成和积累？★

（1）全新产品的开发研制，其技术指标、工作性能等方面都具有创新性质。因此，它涉及面较广、难度较大、周期较长，其科技文件基本上是在开发研制过程中新编制的。

（2）对这类科技文件应集中全力抓好其形成和积累工作，并实行全过程跟踪管理，即从调查决策编写新产品开发建议书开始，直到产品经营销售为止，对每个阶段和环节科技文件的形成和积累都要进行有效的管理。

9试论科技文件的归档时间的主要类型？

归档时间，科技文件归档制度的内容之一，可以划分为以下几种类型。

（1）按项目结束时间归档。是指在一项科技、生产活动结束后归档。

（2）按工作阶段归档。科技、生产活动周期过长的科技文件，可以按形成阶段归档。

（3）按子项结束时间归档。为保证工作正常进行和科技档案的完整、系统，当一个子项工程结束后，即可先行归档。

（4）按年度归档。它适用于以下3种科技文件：

1）活动和形成周期较长的科技项目形成的文件；

2）某些自然观察或中观测活动中形成的科技文件。如气象、水文等观测活动的科技文件，可按年度进行归档。

3）应该作为科技档案归档保存的科技管理性文件。

（5）随时归档。适用于下述情况：

1）科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位的施工图；

2）机密性强的特殊科技文件；

3）外来文件。如外购设备的随机图样和文字说明材料，可随时归档。

10论述协作项目科技档案收集工作的方法？

（1）对于协作项目科技档案的收集，则应以主持单位作为收集的主渠道。

具体方法是：各参加单位负责将各自承担任务形式的科技文件收集齐全，经过鉴别整理，按要求移交给项目的主持单位，由主持单位将各参加单位汇集来的科技文件与本单位承担该项目形成的科技文件一起进行系统整理，统一向本单位科技档案部门移交归档。当本单位只是该协作项目的参加单位时，科技档案部门只要求项目参与部门，将有关参与部分的科技文件按归档要求整理归档，如需要收集该档案，向主持单位要求，以复制件形式进行收集。

11试论基层科技档案部门收集工作的方法与措施？

（1）按归档制度接收科技文件归档。

按照归档制度接收科技文件归档，是基层科技档案部门收集科技档案的基本方法。

（2）明确和疏通科技档案收集渠道，定向定内容进行收集。

为了保证收集工作顺利地进行，科技档案部门必须明确和疏通具体的收集渠道，以便对科技档案进行定向、定内容收集。

（3）研究科技档案的形成规律，把握收集时机。

科技档案部门应该掌握科技文件的形成规律，抓住科技文件形成的重要环节或关键阶段，做好收集工作。

（4）实行多种方式结合，做好科技档案收集工作。

为保证收集质量，提高收集效果，收集工作应实行多种形式互相结合的方式。

12试述基本建设档案的收集为什么要抓住工程验收阶段？

或工程施工和竣工档案的收集——————————？

①基建工程施工和竣工档案的收集，关键是要抓住竣工验收阶段。

②基建工程的竣工，从文件形成的角度看，应该形成的科技文件都已经形成，有条件反映建筑物的实际面貌。从工作活动来看，基建工程的施工活动已经结束，将办理移交手续，其中包括移交有关科技文件。即使就建设单位本身而言，围绕此项工程建设形成的科技文件，也完成了其现行使命可以归档了。因此，抓住这一环节，做好科技档案的收集工作，适应了文件的形成规律，是收集基建工程档案工作的一条重要经验。

13试论确定科技专业档案馆的进馆范围应考虑哪些机关原则（因素）？

进馆范围是科技专业档案馆业务建设的基础，是合理构成科技专业档案馆馆藏结构的依据。

（1）价值原则。科技专业档案馆是永久保存档案的基地，应接收具有重要价值并需要长远保存的科技档案。

（2）专业原则。科技专业档案馆是国家专业信息的储备中心，应根据专业分工的要求，保存本专业重要的科技档案和相关的科技资料。

（3）分级管理原则。我国的科技档案是在集中统一管理体制原则指导下，按专业实行分级统一管理的。因此，进馆范围必须根据分级管理的原则通盘考虑。

（4）综合性原则。科技专业档案馆是应该保存本专业需要长远保存的重要科技档案，和需要永久保存的其他档案。

14论述科技档案收集实行相关单位主送制？

（1）科技专业档案馆接收科技档案实行相关单位主送制，是对不同种类不同项目的科技档案，按有关规定，分别确定其主送单位，采取重点接收的进馆方式。

（2）这是因为：一种产品的科技档案，一项基建工程的档案、同一型号设备的档案、往往不止一个单位拥有；

（3）相关单位主送制的作用，是在丰富馆藏的过程中避免科技档案内容的大量重复，有利于档案馆的业务建设，有利于保证馆藏质量。

15试述科技档案分类方案的编制要求？

（1）要保证分类方案类目体系的严整性。

1）科技档案分类方案是各级类目构成的一个等级系统。横向各级同位类之间是并列关系，形成了“类列”，纵向的上下位类之间是从属关系，构成了“关系”。

2）严整性就是要求同类列的类目之间应该平行并列，各类系应该线性排列。

（2）科技档案分类方案的类目体系应具有可包容性。即分类方案必须具有足够的容量，其类目的设置，要能够体现并容纳本单位科技档案的全部内容，使每一种和每一部分科技档案，都能在类目体系中找到自己应有的位置。

（3）科技档案分类方案应具有相对稳定性。

1）分类是科技档案管理的基础，关系到管理工作的全局，如果分类发生变化，将引起业务管理的一系列变化，有些工作甚至要从头做起。

2）在制定分类方案时，首先必须全面考察，使类目体系设计得科学、合理，对今后科技档案的形成发展趋势作出科学的预测，使分类方案具有更长的适用期。

16试论如何设置科技档案分类方案的类目体系？

根据库藏科技档案的内容构成和形成规律等，遵循分类规则和编制要求，设计科学、合理的类目体系。

（1）划分大类，确定类别。大类是科技档案分类方案的一级类目。要以科技档案的种类作为标准，是划分一级类目常用的方法。

（2）划分属类，形成类系。划分属类的实质是展开类目，形成合理的类目层次。即以每一个级类目为基础，以上位类和下位类的形式构成科技档案的类系。

（3）进行类目排序。一级类目的排列，应突出反映单位的基本职能活动，以便使用。各级属类类目的排序，应根据具体情况而定。

如：1）按主次关系排列；2）按一般和特殊的关系排列；3）按程序衔接关系排列等等；

17试论科技档案价值鉴定的原则？

或科技档案价值鉴定的原则应坚持哪些原则？

（1）全面与辩证分析的原则。它要求从宏观和微观的角度，充分地认识科技档案价值的各种价值形态，辩证地分析有关价值因素，判定其价值。

（2）技术原则。在一般情况下，技术因素是影响和规定科技档案价值的决定因素，也是科技档案诸价值因素的首要因素。

（3）功能原则。就是根据保存单位对科技档案价值的具体需求，鉴定科技档案的价值。

（4）典型原则。要求充分考虑科技档案的典型意义，以保证科技档案鉴定的科学性和正确性。把那些在本单位的科技、生产发展中具有典型意义的成果的科技档案有重点地保存下来。

（5）高龄原则。它包括两层含义：1）即高龄档案不存在销毁问题。2）凡是年代比较久远的科技档案，在鉴定时，应适当放宽尺度。

21试述直接鉴定法及其运用过程中应注意的问题？

①直接鉴定法，是指在分析、判定科技档案价值时，以“套”为基础，以保管期限表为依据，直接审阅科技档案的内容，逐卷地判定科技档案的价值。

注意问题：

（1）一个项目成套材料的整体价值是科技档案价值鉴定的基础。科技档案价值鉴定，必须联系其所属科技活动的意义，以该活动形成的科技档案的整体价值水平作为价值鉴定的基础。

（2）案卷是确定科技档案保管期限的单位。一个项目科技活动的意义，虽然规定了该套科技档案的价值的基本水平，但是，一个项目中科技档案材料的价值又是不同的。

（3）直接审阅科技档案的内容是直接鉴定法的关键。如目录、标题、名称等，都不可能全面、具体地反映科技档案的内容，单纯地以它们为依据，容易导致鉴定的失误。

22试述科技档案保管情况检查的形式和内容？或科技档案保管工作中检查制度的内容？

（1）科技档案的检查，分为定期检查和临时检查两种形式。

（2）一般情况下科技档案部门每年应该定期对科技档案保管状况进行一次全面检查。内容包括：科技档案的保管状况、库房管理状况、保密工作状况以及借阅制度的执行情况等等。

其中应以科技档案的保管状况为检查的重点。

（3）此外，遇到特殊需要或发生意外事故，则应立即组织检查，这种检查就是临时性检查。

23试述科技档案用户和利用需求的规律和特点？

①从宏观来看，科技档案用户的利用需求，总是根据科学技术、经济建设发展的形势以及根据党和国家的有关方针、政策而提出的。

1）由于企、事业单位管理的重点在于经营决策，因此，用户一般要求获得综合性较强的有关信息；

2）由于科研、设计部门贯彻执行面向经济建设的方针，因此，用户要求获得那些能及时反映各项成果的有关信息。

3）用户要求获得既有技术上的完备性，又有法律上的完备性的科技档案信息。

②从一个具体单位来看，科技档案用户的需求，经常是按照本单位的任务和计划提出的。

1）用户的利用需求，在利用范围和目的上都带有相当的明确性。

2）用户对科技档案的利用需求，具有较强的时间特点。

3）在不同的阶段中，科技活动的内容不同，用户对科技档案的利用也有不同的需求。

24试述科技档案检索的基本要求？

（1）灵活、全面、准确和迅速的要求。

灵活，是指科技档案检索应该是多途径和多元的检索。

全面，是指存储的科技档案信息，应保证一定的深度和广度，以提高查全率。

准确，是指应强化检索的准确性和针对性。

迅速，是指不断提高检索的效率。

（2）科学和实用紧密结合的要求。

科学性和实用性是建立和完善科技档案检索系统的依据。其科技性的要求是：

1）研制检索语言时要充分适应科技档案的特点；

2）著录标引应实现标准化；

3）科技档案检索工具的设计要合理。

（3）实用性要求如下：

1）编制科技档案检索工具必须注重实效；

2）编制科技档案检索工具应基础型和辅助型相结合；

3）从实际出发配置检索设备。

25论述科技档案编研的意义？

（1）适应社会主义现代化建设的客观需要。

1）编研工作提高了科技档案利用工作的效率。它缩短了用户查找时间，加速了科技档案信息的交流。

2）编研工作扩大了科技档案的利用范围。

3）编研工作提高了科技档案信息的质量。提高了科技档案信息的准确性和可靠性。

（2）科技档案编研成果又是企业文化建设的精神成果。

（3）科技档案编研继承了优秀的民族文化传统。编纂科技文献是保存珍贵科技史料的重要方式。

（4）科技档案编研促进了科技档案工作的发展，完善了科技档案工作的职能，强化了科技档案的业务建设，提高了科技档案工作者的业务能力。

26试述科技档案编研成品的一般结构？

（1）封面。它不仅起到保护作用，更重要的在于它集中反映编研成品的主要内容和有关事项，使读者便于选择使用。

（2）说明或前言。其内容是：编辑目的、编辑内容和时间断限、体例、编者、编辑时间、编研中提出的问题，以及其他需要说明的问题。

（3）目录。或称目次，它起到固定编研成品中所有材料的排列顺序的作用。

（4）正文。是编研成品包含的具体内容。

（5）附录。主要指图例说明、参考文献书目、引用档案材料来源等。

27试述科技档案的编研选题（的要求）？

（1）选题是编研工作的首要环节。选择编研题目，要将经济建设和科学技术的客观需要、库藏科技档案的材料的基础，以及科技档案部门的编研工作条件等有机地结合起来。

（2）考虑经济建设和科学技术的客观需要选题，要努力做到3个结合：

1）为当前科技、生产急需服务同为长远需要服务相结合；

2）管理人员的需求服务同为科技人员的需求服务相结合；

3）为特殊或临时任务准备的小篇幅的编研成品，同更加系统的大型编研成品相结合。

考虑库藏科技档案材料的基础选题，主要是从编研成品具有的信息基础出发。

28试论在科技档案编研中如何收全选准材料？

（1）收集科技档案编研材料，要注意其广泛性、相关性和真实性。

广泛性，是指与编研成品主题有关的材料应尽量多予收集。

相关性，是指要保持科技档案材料的来龙去脉。

真实性，是指选择的科技档案必须真实可靠。

（2）选准科技档案材料，要注意入选材料与编研成品题目相切近，与编研成品的目的相适应，与编研成品的要求相一致。

与编研成品的目的相适应，指所选择的科技档案材料，具有一定的代表性；

与编研成品的要求相一致，指所选择的科技档案材料，在内容上是完整、系统，在形式上与编研成品的类型相适应。

29试述科技档案的编研加工工作的内容与要求？

（1）加工的内容：在编研分析研究的基础上，运用考订、选录等方法对科技档案信息进行优化，对其内容进行校核与注释，以及对相关文字、标点、图例、符号等进行考订和标准化审查等。

（2）加工的要求：是精确、细致、忠实于科技档案原件，保证与科技生产活动的实际情况相一致。

30如何正确处理开发利用科技档案与保守科技档案机密的关系？

（1）开发利用科技档案，为各项工作的需要服务，是科技档案工作的根本目的，保守科技档案机密也是开发利用过程中应当遵守的一项原则，显然两者之间有一定的矛盾。

（2）保守科技档案机密的根本原因，科技档案是国家科技机密的重要组成部分，它表现以下两个方面：

1）科技档案的政治性。

2）科技档案的经济性。

（3）保密与开发利用是辩证统一的关系。

1）保密与开发利用是相对的，保守科技档案机密，实际上是一种控制手段，同时也是开发利用目的的组成部分。

2）保密与开发利用的政策性和科学性是一致的。

总之，在保密问题上，认为“保密保险、利用危险”，把保守机密与开发利用科技档案对立起来，使保密扩大化、绝对化，是非常有害的。